proaktywnie.pl

W związku z coachingiem Deon zaproponował mi zainteresowanie się GTD. Jednym z "punktów" coachingu było po przeczytaniu książki ("Sztuka efektywności" - tłumaczenie "Getting Things Done" D.Allena) napisanie tematu, w którym opiszę jak zrozumiałem oraz wdrożyłem swój własny system. Mam nadzieję, że pobudzi to trochę resztę użytkowników do podzielenia się swoimi systemami

Z chęcią usłyszę również wszelkie rady i poprawki jakie mogę nanieść na mój system aby był bardziej efektywny.

OK, żeby nie było tak chaotycznie to podzielę ten temat.

1. Moje narzędzia
2. Moje "otoczenie"
3. GTD
   a) Gromadzenie
   b) Analiza
   c) Segregacja, grupowanie
   d) Przegląd

-------------------------------------------------------

1. Moje narzędzia.

Zasadniczo chciałem ograniczyć ilość używanych narzędzi do niezbędnego minimum, aby nie zdarzyła się sytuacja przerostu formy nad treścią co zauważyłem w przypadku korzystania z http://rescuetime.com. Ograniczyłem moje narzędzia do:
- Zwykłego zeszytu formatu A5. Kołonotatniki są sporo droższe, a co to za problem wyrwać stronę z zeszytu? Zeszyt ten mam zawsze przy sobie, w domu, na uczelni.

- Microsoft Outlook 2007. Poczta, kalendarz, zadania w jednym. Bez potrzeby rozdrabniania się. Współpracuje z Microsoft OneNote.

- Microsoft OneNote. Nie doceniałem go dopóki nie przejrzałem "tutoriala" dołączanego do programu. Wg mnie najlepszy elektroniczny notatnik. Szybko mogę zbierać wycinki ze stron, szybko mogę zrobić notatki, które gromadzą się w jednym miejscu. Mam osobny notes do pracy i do studiów, w których mam zebrane wszystkie ważne wiadomości. Jedno miejsce, brak bałaganu, wiem gdzie szukać.

- Komórka... a w zasadzie opcja "Notatki", nic wyszukanego, zwykłe tekstowe notatki. W sytuacji gdy z zeszytem ciężko (np. autobus do Katowic, a co!) wyciągam komórkę z kieszeni, notatki mam jako skrót, klawiaturę mam "QWERTY" także każdą luźną myśl, notatkę, wpisuję bez zbędnego zastanowienia

- Plastikowe pojemniki na ważniejsze papiery, podzielone na faktury i pisma podobne oraz pisma typu gwarancję. Póki co dwie, nie prowadzę jeszcze aż tak bardzo skomplikowanej pracy papierkowej by dorabiać sobie pojemników.

- Osobiście nie polecam aplikacji on-line typu http://rememberthemilk.com i podobnych. Główny powód to, że wystarczy, że padnie nam internet i dostęp do naszych zadań jest "utrudniony", druga sprawa to szybkość wprowadzania nowych informacji i ich odczyt.

2. Moje "otoczenie".

Głównie jest to mój pokój. Przeczytałem rozdział o organizacji biurka itp. i od razu zauważyłem wiele "otwartych pętli" w moim pokoju. Po "porządkach" wygląda to u mnie tak:

- Biurko: Tylko komputer, wyżej wymieniony zeszyt, długopis i komórka, nic więcej.
- Szafka nocna: Tylko lampka, obecnie czytana książka i małe karteczki do zanotowania szybkich myśli kiedy już nie korzystam z komputera, a i komórkę odkładam. Wieczorem leży tam też zeszyt do zanotowania wszystkiego na dzień następny.
- Na ławie niedaleko biurka ze sterty papierów, książek itp. zostawiłem tylko puste kartki papieru do większych projektów, szkiców itp.
- Ogólnie wszelkie drobiazgi itp. pochowane, książki przeczytane też. Zostały tylko rzeczy niezbędne. (Do tego zrobiłem na komputerze listę rzeczy, książek itp, które mam pochowane w pokoju, w szafach) Taki mały eksperyment.
- Pracuje przy moim biurku dlatego mam tylko jedno otoczenie.

3. GTD
   a) Gromadzenie
   Tutaj mam duże wątpliwości. Listę spraw napływających zbieram w zeszycie, bez zbędnej analizy, spisuję jak leci. (Jak często robicie takie spisy? Co robicie ze sprawami "nowymi", od razu je zapisujecie w "liście spraw napływających"?). Sprawy gromadzone mam w 3 miejscach, w zeszycie, komórce i małych karteczkach na szafce nocnej.
   b) Analiza
   Tutaj też pytanie. Jak często? Zaraz po tym jak sądzicie, że wasza lista spraw jest już jako tako sporządzona (w sensie opróżnienia otwartych pętli z głowy). Tutaj za bardzo nie odbiegam od rad Davida Allena. Sprawy, które mają bezpośrednie ramy czasowe lecą do Outlooka, zadania lecą do zadań (wraz z komentarzem kolejnych kroków).
   c) Segregacja, grupowanie
   Tu mam trochę do zrobienia. Tak pogrupować sprawy aby rzeczy podobne robić zaraz po sobie (głównie chodzi mi o pracę, projektowanie WWW itp.). Pozostałe sprawy dzielę na miejsce wykonania, uczelnia, komputer, miasto.
   d) Realizacja
   Do tego podpunktu pasują powyższe pytania Cotygodniowa analiza wszystkich list, pojemników itp ma sens? Czy macie jakieś inne pomysły?

Tak to skrótowo zrozumiałem, wdrożyłem (staram się, bo dopiero początek). Mile widziane wszelkie porady i wskazówki, jak i Wasze własne systemy i podejście do GTD.

Pozdrawiam